Existen muchos factores que pueden estar costando tiempo (y dinero) a tu inmobiliaria: la recaudación de alquileres, conciliación de cuentas, llamados telefónicos para confirmar pagos, visitas presenciales, depósitos y transferencias a propietarios. Si del 1 al 10 tu equipo o vos se dedican casi exclusivamente a la gestión de alquileres, descubrí en este artículo cómo identificar y resolver aquellas tareas tediosas que les impiden enfocarse en otras áreas de crecimiento.
Descubrí más alternativas para simplificar la recaudación de alquileres.
¿Cuáles son las tareas que perjudican el rendimiento de tu inmobiliaria?
Llega mitad de mes, vos o tu equipo siguen respondiendo consultas sobre el cobro de los alquileres. Seguramente te preguntás: ¿Qué estamos haciendo mal? ¿es normal dedicarle esta cantidad de tiempo a la gestión de alquileres? ¿podríamos estar enfocándonos en actividades más rentables?
Si bien hay muchos aspectos vinculados a la administración eficiente de contratos, y probablemente la mayoría estén asociados a demandas externas a tu negocio, tal vez estés incurriendo en algunos hábitos o “tareas hormiga” que podrían estar perjudicando los esfuerzos de tu inmobiliaria. Conversando con agentes inmobiliarios pudimos identificar las 4 principales tareas que entorpecen la gestión de alquileres:
1. Llamados y mensajes espontáneos
Trabajar en una inmobiliaria a veces significa pasar un 1% de tu tiempo alquilando una propiedad y un 99% atendiendo los llamados, el WhatsApp y los mails para responder dudas y consultas de inquilinos y propietarios, ya sea para saber si el monto de alquiler fue transferido, porque hubo un problema con ls recaudación del alquiler o porque los inquilinos no recuerdan la dirección o el horario en el que deben llevar el pago.
2. Visitas presenciales
Aunque las visitas presenciales planificadas con inquilinos que van a pagar el mes de alquiler, o con los propietarios que van a buscar su parte del alquiler, pueden ser parte de la agenda, sin dudas interrumpen el día a día que podría ser aprovechado para tareas más redituables como buscar nuevos prospectos o la compra/venta de propiedades.
3. Rastrear los comprobantes de pago
Comprobantes de servicios, arreglos de la propiedad, o la transferencia misma del alquiler, pueden estar dispersos por distintos canales (WhatsApp, Home Banking, Email) lo que hace que recolectar mes a mes esta documentación sea un dolor de cabeza. Pero además, este tipo de tareas consume valiosos minutos y horas de las inmobiliarias, especialmente si se trata de pagos parciales ya que hay que realizar una búsqueda más minuciosa e incluso corroborarlo con los inquilinos.
4. Conciliar los estados de cuenta de las propiedades
Suponiendo que todos los inquilinos pagarán en tiempo y forma, desde una sola cuenta bancaria, que enviarán los comprobantes de pago y demás, aún así queda conciliar los estados de cuenta de las propiedades. Sumado a esto, gestionar archivos manualmente supone la potencial pérdida de la información en caso de que se pierdan o se destruyan.
Entonces, ¿Cómo podemos solucionar algunas o todas estás tareas de una sola vez?
3 maneras de optimizar los tiempos de recaudación de alquileres
Además de utilizar diferentes herramientas de planificación como la clásica y confiable agenda o los calendarios virtuales, lo cierto es que hoy la tecnología puede ser un gran aliado a la hora de agilizar tareas repetitivas.
Estas son sólo tres maneras de enfocar mejor los esfuerzos de tu equipo en los procesos de recaudación de pagos de alquileres:
Digitalización de los medios de cobro y pago
Aunque históricamente los pagos de las operaciones de los alquileres se hacían en efectivo, la nueva ley de alquileres trajo cambios significativos en cuanto a la obligatoriedad de registrar los contratos. La aplicación de esta norma facilita la adopción de nuevas formas de pago no presenciales.
Ofrecer bocas de pago no presenciales te permitirá ahorrar las visitas, a la vez que ofrecés una experiencia superadora a tus clientes. Cuando usás una solución digital de recaudación sólida, como la de Alquilando Pagos, el proceso de cobro se vuelve visible para tus clientes de punta a punta: los propietarios pueden recibir notificaciones de que las transferencias fueron realizadas y hacer un seguimiento en cualquier momento del estado de pago, incluso con el detalle de lo que fue abonado. Así evitarás mensajes y llamados consultando el estado de pago.
De utilizarse una cuenta recaudadora por orden de terceros, también podés evitar la recepción del monto total para luego re-transferirle al propietario su parte, porque este tipo de cuentas permite filtrar los pagos sin intervención humana. Como beneficio extra, te evitarás el efecto cascada de impuestos acumulativos en tu cuenta.
Organización de la documentación en un solo lugar
Los comprobantes y documentos son más fáciles de rastrear si están en un mismo lugar. Tal vez hoy en día utilices tu mail para recibir los comprobantes de tus inquilinos, pero eso hace que todavía tengas que realizar complejas búsquedas en tu correos recibidos para dar con los comprobantes que necesitás.
Una buena opción para prevenir el doble trabajo de recibir, organizar los comprobantes y optimizar los tiempos de recaudación de tus alquileres puede ser generar una carpeta de Google Drive o algún otro servicio en la nube, para que los inquilinos suban allí los comprobantes de cada propiedad. A su vez, está carpeta puede ser compartida con los propietarios para que también estén al tanto de los pagos. Claro que esta solución dependerá de la cantidad de contratos que administre tu inmobiliaria y aún demandará tiempo de revisión por parte de tu equipo.
Conciliación y visualización online de los estados de cuenta
La digitalización de los cobros y pagos y la organización en un solo lugar de los comprobantes y contratos, sin dudas volverá más transparente el progreso de la recaudación del alquiler, tanto para propietarios como para inquilinos.
Pero si todos tienen visibilidad de lo mismo, definitivamente ya no tendrás que destinar tiempo en informar a cada uno el estado de cuenta, ni sumar y restar cuánto le corresponde pagar al inquilino y cuánto recibirá el propietario.
¿Cómo automatizar la recaudación de tus alquileres sin hacer una gran inversión?
Lo más importante al momento de evaluar este tipo de alternativas es saber que todos estos puntos de mejora son factibles y no demandan una gran inversión. Hoy muchas inmobiliarias han adoptado herramientas de tecnología que hacen más eficientes sus procesos de cobranza.
Lo realmente desafiante es encontrar una solución que se adapte a las necesidades de una inmobiliaria. Por ejemplo, las billeteras virtuales tuvieron un gran impacto, especialmente después de la Pandemia. Pero la mayoría de estas soluciones de cobro y pago fueron diseñadas para el público general y no para las particularidades de la actividad inmobiliaria.
Alquilando Pagos nace con este foco: digitalizar medios de cobro y pago, ayudando a reducir el impacto de cargas impositivas acumulativas; y a optimizar los tiempos de gestión y recaudación de las inmobiliarias. Para lograrlo, diseñamos una plataforma con las siguientes herramientas que simplifican tareas y optimizan recursos:
Cuenta corriente recaudadora
Con esta herramienta vas a poder realizar transacciones vinculadas a la cobranza de alquileres, sin recibir el dinero en tu cuenta personal o la de tu inmobiliaria.
Además, esta cuenta permite gestionar pagos y cobros distribuyéndolos de manera automatizada: una vez recibido el pago de los inquilinos, la cuenta distribuye los honorarios de la inmobiliaria a su cuenta y el alquiler al propietario. De esta manera, las cargas se le aplican a cada uno únicamente sobre lo que les corresponde.
Notificaciones automáticas de cobro y pago
Dejás de enviar cientos de mensajes de WhatsApp, mails y SMS. Alquilando Pagos sistematiza el envío del cupón de pago a los inquilinos unos días antes del vencimiento del alquiler y otra notificación en caso de detectar mora.
Conciliaciones, imputaciones y visualización 24/7 del estado de cuenta
Centralizamos todas estas tareas en una sola herramienta. La cuenta de Alquilando Pagos no solo recibe las transferencias de alquiler, también imputa el cobro en la cuenta de cada propiedad. Así tanto vos como el propietario pueden visualizar en cualquier momento y desde cualquier lugar el estado del alquiler.
¿Te gustaría saber más sobre cómo simplificar la gestión de alquileres de tu inmobiliaria?
Podés ingresar a la página de Alquilando Pagos para conocer nuestra solución en detalle y solicitar asesoramiento personalizado y gratuito para que junto a uno de nuestros profesionales puedan identificar oportunidades de mejora para tu negocio.
